Die Schonfrist ist vorbei. Nun trifft es auch kleine Unternehmen. Mangels Vertrags zur Auftragsverarbeitung
hat eine Datenschutzbehörde gegen einen kleinen Betrieb 5.000 Euro Bußgeld verhängt. Was war passiert?
Der Fall:
Die Datenschutzbehörde Hamburg hat einen Bußgeldbescheid an das kleine Versandunternehmen Kolibri Image versandt
und dieses aufgefordert, einen Betrag von 5.000 Euro zuzüglich 250 Euro Gebühren zu zahlen. Begründet wird
dieser Bescheid nach Art. 83 Abs. 3 DS-GVO mit dem Fehlen eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Kolibri Image
hatte im Mai 2018 beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in eigener Initiative
um Rat gebeten.
Ein vom Unternehmen beauftragter, in Spanien ansässiger Dienstleister, verarbeite Kundendaten.
Trotz mehrfacher Aufforderung habe der beauftragte Dienstleister jedoch keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung
übersandt. Nun sei man sich unsicher, wie man darauf reagieren solle. Die zuständige Behörde hat geantwortet,
dass Kolibri Image selbst nach der DS-GVO Verantwortlicher sei. Das Unternehmen treffe deshalb ebenfalls eine Pflicht,
eine entsprechende Vereinbarung zu erwirken und an den Dienstleister zur Unterschrift zu übersenden.
Demnach muss bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch einen außenstehenden Dritten
ein entsprechendes Vertragsverhältnis bestehen, welches unter anderem festlegt, wie die Daten konkret
verarbeitet werden. Dies war hier nicht der Fall. Die schließlich zuständige Behörde aus Hamburg sah
hierin einen Verstoß gegen Art. 28 Abs. 3 DS-GVO.
Begriff des Auftragsverarbeiters
Auftragsverarbeiter ist nach Art. 4 Nr. 8 DS-GVO eine Stelle, die personenbezogene Daten
im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Verantwortlicher ist gemäß Art. 4 Nr. 7 DS-GVO die Stelle,
die allein oder gemeinsam mit anderen über die Mittel und Zwecke der Verarbeitung
personenbezogener Daten entscheidet.
Die Anforderungen an einen Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten sind
durch die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erheblich gestiegen. Die Haftung im Umgang mit
personenbezogenen Daten hat sich im Vergleich zu den bisherigen Regelungen enorm erhöht.
Zur Erläuterung: Auftragsverarbeitung liegt zum Beispiel vor
•beim Outsourcen personenbezogener Datenverarbeitung an
Cloud-Anbieter z.B. für E-Mail-Dienste, Newsletter-Versand oder Backup-Lösungen
•bei der Nutzung von Google-Analytics: Fast jede Homepage nutzt heute Analysemethoden, um die Nutzung
einzelner Seiten prüfen und verbessern zu können. Dazu dienen Statistik-Tools („Web Analytics“) die jede
Bewegung des Web-Surfers genau verfolgen („Web Tracking“), so auf welcher Seite mit welchen Inhalten der
Nutzer einen Display-Klick vorgenommen hat, über welche Adwords- und Klicks er zu welcher Preissuchmaschine und schließlich zum Online-Shop gelangt.
•bei der Datenträgerentsorgung durch Dienstleister: Eine Auftragsverarbeitung liegt auch vor, wenn z.B. der
Verantwortliche das Löschen von personenbezogener Daten in Form von Unkenntlichmachung gespeicherter Daten durch einen
Dienstleister veranlasst. Datenträger sind mit schützenswerten Informationen so zu löschen bzw. zu vernichten, dass ihr Inhalt nicht
rekonstruiert werden kann. Schützenswert sind neben personenbezogenen Daten auch unternehmensinterne Daten
wie zum Beispiel Reporte und Kennzahlen.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung verpflichtend!
Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gibt inhaltliche Mindestanforderungen für einen
sog. Auftragsverarbeitungsvertrag vor. So muss dieser unter anderem enthalten,
•welche Art von personenbezogenen Daten verarbeitet werden sowie
•was Gegenstand und was Zweck der Verarbeitung sind.
Beispielsweise muss ein Vertrag auch die Einhaltung besonderer Bedingungen für den Einsatz von
Subunternehmern regeln. Unter anderem muss der Vertrag außerdem vorsehen, dass der Auftragsverarbeiter
die gemäß Art. 32 DS-GVO erforderlichen Maßnahmen ergreift. Da der Verantwortliche für die Rechtmäßigkeit
der Verarbeitung insgesamt verantwortlich ist und bleibt, ist weiterhin anzuraten, die mindestens erforderlichen
technischen und organisatorischen Maßnahmen darzustellen.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag muss nach der DS-GVO also jedes Unternehmen, ob klein oder groß abschließen,
das personenbezogene Daten durch einen weisungsabhängigen Dienstleister verarbeiten lässt.
Folgen bei Verstößen
Unser Rat: Berücksichtigen Sie die umfassenden Vorschriften über Geldbußen in Art. 83 Abs. 4, 5 und 6 DS-GVO
(bei Verstößen gegen die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO können Geldbußen von bis zu 10.000.000 Euro
oder bis zu 2% des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen
Geschäftsjahres eines Unternehmens verhängt werden). Diese Sanktionen können bei Verstößen
nicht nur den Verantwortlichen selbst, sondern auch den Auftragsverarbeiter treffen,
z. B. bei Verstößen des Auftragsverarbeiters gegen seine Verpflichtungen aus Art. 28 Abs. 2 bis 4 DS-GVO.
Übrigens hat der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg, Dr. Stephan Brink, unangekündigte Überprüfungen angedroht. 2019 werde das Jahr der Kontrolle, sagte Brink.