Eine ungeordnete Zusammenstellung der Betriebskosten mit Rechensprüngen, die kein Mieter nachvollziehen kann, zieht den Ärger an und muss vom Mieter nicht akzeptiert werden. Dabei unterscheidet die Rechtsprechung zwischen formalen und inhaltlichen Fehlern einer Betriebskostenabrechnung.
Formal korrekt ist die Abrechnung, wenn sie diese Angaben enthält
- Absender und Adressat der Abrechnung
- Abrechnungsobjekt
- Abrechnungszeitraum
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel
- Berechnung des Mieteranteils an den einzelnen Kosten
- Abzug der Betriebskostenvorauszahlungen
- Ausweis des Guthabens oder des Nachzahlungsbetrages
Die Abrechnung muss für juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulte Menschen nachvollziehbar sein, d.h. die Betriebskostenabrechnung hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines Mieters zu entsprechen. Die Betonung liegt hierbei auf durchschnittlich. Ein Vermieter kann erwarten, dass sein Mieter die Grundrechenarten und den Dreisatz beherrscht.
Inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung
Neben der formalen Richtigkeit der Abrechnung spielt noch die materielle (inhaltliche) Richtigkeit eine wichtige Rolle. Inhaltliche Fehler sind Unrichtigkeiten in der Betriebskostenabrechnung, hierzu zählen:
- Ansatz von Betriebskostenarten die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen (z.B. Nutzerwechselgebühren für die Ablesung der Erfassungsgeräte beim Auszug des Mieters, Reparaturanteile des Hausmeisterlohnes werden den Mietern berechnet).
- Falsche Umlagemaßstäbe der Betriebskostenpositionen (vertraglich wurde eine Umlage nach Wohnfläche vereinbart, der Vermieter verteilt die Kosten nach Personen).
- Rechenfehler
Die Unterscheidung zwischen materiellen (inhaltlichen) Fehlern und formalen Fehlern ist für Mieter und Vermieter von enormer Wichtigkeit. Erfüllt eine inhaltlich fehlerhafte Abrechnung nicht die formalen Voraussetzungen, gilt sie nicht als Betriebskostenabrechnung im gesetzlichen Sinne (§ 259 BGB), sie ist unwirksam. Eine formell falsche Abrechnung lässt sich nicht nachbessern, sondern nur neu erstellen.
Beispiel 1: Vermieter Meier gibt die falsche Wohnung in der Abrechnung an
Vermieter Meier erstellt die Betriebskostenabrechnung kurz vor Jahresende. Für Frau Schmitz aus dem 1. OG rechts ergibt sich eine Nachzahlung über 150 EUR. Am 27. Dezember wirft er die Abrechnungen noch schnell in die Briefkästen der Mieter und Mieterinnen und fährt zwei Wochen in Urlaub. Nach seiner Rückkehr findet er eine Nachricht von Frau Schmitz vor. Sie wundere sich, warum in ihrer Abrechnung das 3. OG rechts steht, sie wohne im 1. OG rechts, die Nachzahlung würde sie nicht überweisen.
Da ist sie im Recht! Herr Meier hat in der Eile einen formalen Fehler begangen, er hat die falsche Wohnung in der Betriebskostenabrechnung der Mieterin Schmitz angegeben. Konsequenz: Die Abrechnung ist ungültig. Eine formal falsche Abrechnung lässt sich nicht nachbessern, sondern nur neu erstellen.
- Herr Meier muss eine formal richtige Abrechnung erstellen.
- Diese neue Abrechnung erreicht die Mieterin erst im neuen Jahr, damit ist die Auschlussfrist abgelaufen.
- Dies bedeutet, dass Herr Meier zu spät über die Betriebskosten abgerechnet hat.
Konsequenz: Die Mieterin Frau Schmitz muss die errechnete Nachzahlung nicht zahlen, weder aus der formal ungültigen Betriebskostenabrechnung, noch aus der korrigierten Abrechnung.
Beispiel 2: Vermieter Meier verwendet falsche Umlageschlüssel in der Abrechnung
Vermieter Meier hat bei der Betriebskostenabrechnung des Folgejahres aufgepasst und in Frau Schmitz Abrechnung korrekt das 1. OG rechts angegeben. Für Frau Schmitz ergibt sich eine Nachzahlung über 110 EUR. Er ist wieder spät dran, wirft die Abrechnungen am 28. Dezember noch schnell in die Briefkästen der Mieter und Mieterinnen und fährt wie jedes Jahr in Urlaub. Nach seiner Rückkehr schaut er noch einmal in die Abrechnungen und stellt fest, dass er zwei Kostenpositionen nach der Anzahl der Wohneinheiten abgerechnet hat, vertraglich hätten die Kosten nach der Wohnfläche verteilt werden müssen. Für Frau Schmitz aus dem 1. OG rechts hätte sich bei korrekter Anwendung der Verteilerschlüssel ein Nachzahlungsbetrag über 160 EUR ergeben. Flugs korrigiert er die Abrechnungen Anfang Januar und bittet auch Frau Schmitz um Überweisung des neu errechneten Nachzahlungsbetrages. Die ist jedoch nur bereit, 110 EUR zu zahlen.
Frau Schmitz hat Recht. Herr Meier hat in der Eile einen inhaltlichen Fehler begangen, er hat falsche Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung angegeben.
Konsequenz: Die Abrechnung ist formal gültig, der inhaltliche Fehler macht die Abrechnung nicht unwirksam, die Abrechnungsfrist ist mit einer inhaltlich falschen Abrechnung gewahrt, aber: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist eine Korrektur zu Lasten der Mieterin ausgeschlossen. Frau Schmitz muss nur 110 EUR zahlen.